Als Arbeitgeber müssen Sie bei Lohnzahlungen die Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls die Kirchensteuer nach den persönlichen Besteuerungsmerkmalen der beschäftigten Person berechnen, für sie vom Arbeitslohn einbehalten und an das zuständige Finanzamt zahlen.

Besteuerungsmerkmale sind beispielsweise Steuerklasse, Religionszugehörigkeit und eingetragene Freibeträge. Diese Daten sind in einer Datenbank der Finanzverwaltung als elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) gespeichert.

Sie als Arbeitgeber müssen Ihre Arbeitnehmer im ELStAM-Verfahren anmelden und regelmäßig deren ELStAM abrufen.
Die abgerufenen ELStAM müssen Sie solange verwenden, bis

• die Finanzverwaltung geänderte ELStAM zum Abruf bereitstellt (Sie erhalten dann eine Benachrichtigung per E-Mail) oder
• Sie die Finanzverwaltung über die Beendigung des Arbeits- oder Dienstverhältnisses elektronisch informieren.

Achtung: Der Arbeitslohn von Teilzeitkräften und Aushilfen kann unter bestimmten Voraussetzungen pauschal besteuert werden. Dann können Sie auf den Abruf der ELStAM verzichten. Wenn Sie beispielsweise einen Arbeitnehmer im Rahmen eines sogenannten Minijobs beschäftigen, sind die pauschalen Beiträge zur Lohnsteuer sowie zur Krankenversicherung und zur Rentenversicherung nicht beim Finanzamt, sondern bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See anzumelden.

Voraussetzungen

Registrierung

Sie müssen sich als Arbeitgeber gegenüber der Finanzverwaltung ausweisen (authentifizieren). Dadurch soll gewährleistet werden, dass Sie als der zulässige Arbeitgeber identifiziert werden können, wenn Sie ELStAM aus der Datenbank abrufen möchten.
Sie erhalten das für die Authentifizierung erforderliche elektronische Zertifikat in Form einer Datei, nachdem Sie sich erfolgreich auf der Internetseite www.elster.de unter "Mein ELSTER" registriert haben. Für die Registrierung/Anmeldung bei “Mein ELSTER“ stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Es empfiehlt sich, eine Registrierung für ein Organisationszertifikat durchführen.

Lassen Sie Ihre Lohnbuchhaltung von einem Steuerberater oder einem Dienstleister erledigen und von diesem direkt übermitteln, benötigen Sie keine eigene Registrierung. Es reicht, wenn der Beauftragte registriert ist.

Software

Für die Teilnahme am ELStAM-Verfahren benötigen Sie eine geeignete Software. Sie können kommerzielle Produkte nutzen oder das von der Finanzverwaltung kostenlos zur Verfügung gestellte Programm . Das Programm steht im Internet unter www.elster.de zum Download bereit.

Daten der beschäftigten Person

Für den Abruf der persönlichen ELStAM des einzelnen Arbeitnehmers müssen Sie mithilfe der Software und des Organisationszertifikats gegenüber der Finanzverwaltung folgende Daten elektronisch angeben:

• steuerliche Identifikationsnummer und Geburtsdatum der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers
• Auskunft, ob es sich um das Hauptarbeitsverhältnis oder ein weiteres Arbeits- bzw. Dienstverhältnis handelt
• bei einem Nebenarbeitsverhältnis zusätzlich: ob und in welcher Höhe ein dafür festgestellter Freibetrag abgerufen werden soll

Diese Informationen erhalten Sie von Ihrer Arbeitnehmerin oder Ihrem Arbeitnehmer.

Zuständigkeit

Das Finanzamt Ihrer Betriebsstätte

Ablauf

Einmalige Anmeldung

Jede Arbeitnehmerin und jedem Arbeitnehmer, deren Arbeitslöhne nicht pauschal versteuert werden sollen, müssen Sie bei der Finanzverwaltung elektronisch einmalig anmelden. Die von Ihnen verwendete Software stellt Ihnen entsprechende Möglichkeiten zur Verfügung. In bestimmten Fällen, in denen der elektronische Abruf gesperrt ist, können Sie den Arbeitnehmer nicht anmelden. Gesperrt ist der Abruf beispielsweise, wenn die beschäftigte Person dies beim Finanzamt beantragt hat oder wenn falsche Meldedaten gespeichert sind und das Finanzamt die Daten gesperrt hat. In der Regel müssen Sie in diesen Fällen die Steuerklasse VI zugrunde legen. Das Finanzamt erteilt in einigen Fällen auch eine papierne Lohnsteuerbescheinigung, die Ihnen der Arbeitnehmer vorlegen muss. Diese müssen Sie dann berücksichtigen.

Abruf der ELStAM

Für die von Ihnen angemeldeten Arbeitnehmer bekommen Sie die ELStAM und deren Gültigkeitsdatum elektronisch zum Abruf bereitgestellt. Rufen Sie sie zum Zeitpunkt der Lohnberechnung mit der von Ihnen verwendeten Software ab. Die ELStAM müssen Sie in das Lohnkonto für den Arbeitnehmer übernehmen und ab dem Gültigkeitszeitpunkt anwenden.

Monatliche Änderungslisten

Haben sich die einzelne ELStAM eines Arbeitnehmers oder einer Arbeitnehmerin geändert, zum Beispiel weil von ihm oder ihr ein erstmaliger oder höherer Freibetrag beantragt und von der Finanzverwaltung in die Daten eingetragen wurde, finden Sie diese Änderungen in Listen, die Sie monatlich abrufen müssen.
Sie können auf der Internetseite www.elster.de unter "Mein ELSTER" beantragen, dass die Finanzverwaltung Sie per E-Mail über die Bereitstellung von neuen beziehungsweise geänderten ELStAM informiert.

Abmeldung des Arbeitnehmers

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses müssen Sie die beschäftigte Person mithilfe der Software in der ELStAM-Datenbank abmelden. Die Abmeldung ist auch im Falle einer vorliegenden Arbeitgeberabrufsperre möglich.

Stirbt die beschäftigte Person, sperrt die Finanzverwaltung automatisch den Abruf der ELStAM. Bei Lohnzahlungen an Erben oder Hinterbliebene müssen Sie diese als Arbeitnehmer anmelden, damit die Finanzverwaltung ELStAM bilden und zum Abruf bereitstellen kann.

Fristen

Keine

Erforderliche Unterlagen

Keine

Kosten

Software und Dienstleistungen von Fremdanbietern müssen Sie bezahlen.

Sonstiges

Sie dürfen die ELStAM nicht verändern. Bei fehlerhaften Daten muss sich der Arbeitnehmer selbst mit dem Finanzamt in Verbindung setzen und sie berichtigen lassen.

Stehen Ihnen noch nicht die technischen Möglichkeiten zur Verfügung, insbesondere keine ausreichende Internet-Datenverbindung, wenden Sie sich an die zuständige Stelle.

Rechtsgrundlage

Einkommensteuergesetz § 39e (Verfahren zur Bildung und Anwendung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale)

Einkommensteuergesetz § 40a (Pauschalierung der Lohnsteuer)

Vertiefende Informationen

• Online-Hilfen und der Elster-Informationsassistent „ELIAS“ unterstützen Sie beim Registrierungsvorgang.
• Weitere nützliche Informationen rund um die ELStAM Datenbank

Freigabevermerk

30.10.2023; Oberfinanzdirektion Karlsruhe als Vertreterin des Finanzministeriums Baden-Württemberg.